Pemprov Maluku Utara Wajibkan Seluruh Perangkat Daerah Gunakan Aplikasi SRIKANDI untuk Transformasi Digital Kearsipan

SOFIFI - Dalam upaya mempercepat transformasi digital dan meningkatkan efisiensi, efektivitas, serta transparansi tata kelola pemerintahan, Pemerintah Provinsi Maluku Utara mewajibkan seluruh Perangkat Daerah di lingkungannya untuk menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Kewajiban ini mulai berlaku efektif terhitung sejak tanggal 19 Mei 2025.

Komitmen Pemerintah Provinsi Maluku Utara terhadap digitalisasi pemerintahan semakin kuat dengan diterbitkannya Surat Edaran Gubernur Maluku Utara Nomor 000.5-1/2408/G tentang Pemanfaatan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi Maluku Utara.

Dalam surat edarannya menegaskan pentingnya percepatan digitalisasi kearsipan guna mendukung penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang transparan, efisien, tertib, dan akuntabel. 

Tentang Aplikasi SRIKANDI

SRIKANDI adalah aplikasi kearsipan nasional berbasis digital yang dikembangkan melalui kolaborasi strategis antara Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), serta Kementerian Dalam Negeri. Aplikasi ini menjadi sistem utama dalam pengelolaan arsip dinamis secara elektronik di seluruh instansi pemerintah Indonesia.

Pengembangan SRIKANDI merupakan implementasi dari Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang bertujuan menciptakan tata kelola pemerintahan yang lebih efektif, transparan, dan akuntabel. Aplikasi ini memungkinkan setiap informasi berbasis analog dan digital terekam dengan baik sehingga menjadi bukti akuntabilitas dan memori kolektif bangsa.

Landasan Hukum dan Regulasi

Surat Edaran Gubernur Maluku Utara Nomor 000.5-1/2408/G ini memiliki landasan hukum yang kuat, berdasarkan pada:

1. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
2. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis
3. Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Nomor 100.4.4.1/8557/SJ tanggal 30 November 2022 tentang Penggunaan Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah

Sasaran dan Ruang Lingkup

Surat edaran ini ditujukan kepada seluruh pimpinan Perangkat Daerah di lingkungan Provinsi Maluku Utara, meliputi:

• Inspektur Provinsi
• Kepala Badan
• Kepala Dinas
• Kepala Biro
• Kepala Kantor
• Sekretariat DPRD Provinsi Maluku Utara
• RSUD dan RSJ lingkup Pemerintah Provinsi Maluku Utara

Ketentuan Wajib yang Harus Dilaksanakan

Beberapa ketentuan penting yang ditetapkan dalam surat edaran ini meliputi:

1. Kewajiban Penggunaan SRIKANDI

• Seluruh Perangkat Daerah di lingkungan Provinsi Maluku Utara diwajibkan menggunakan aplikasi SRIKANDI dalam proses pengelolaan arsip dinamis, baik arsip aktif maupun arsip inaktif
• Tidak ada pengecualian bagi instansi manapun dalam implementasi sistem ini

2. Pengelolaan Dokumen Digital

• Setiap surat masuk, surat keluar, dan naskah dinas lainnya wajib dikelola melalui aplikasi SRIKANDI
• Seluruh korespondensi resmi harus terintegrasi dalam sistem digital ini
• Pengelolaan arsip konvensional secara bertahap dialihkan ke sistem digital

3. Penunjukan Petugas Khusus

• Kepala Perangkat Daerah diminta untuk menunjuk petugas pengelola arsip dan operator SRIKANDI yang kompeten
• Petugas yang ditunjuk harus memiliki pemahaman yang memadai tentang pengelolaan kearsipan digital
• Operator SRIKANDI bertugas memastikan kelancaran penggunaan aplikasi dan maintenance sistem

4. Pelatihan dan Pendampingan

• Setiap Perangkat Daerah wajib memastikan petugas yang ditunjuk mengikuti pelatihan dan sosialisasi penggunaan SRIKANDI
• Koordinasi dengan tim teknis ANRI untuk pendampingan implementasi
• Evaluasi berkala terhadap efektivitas penggunaan aplikasi

Manfaat dan Dampak Positif

Implementasi SRIKANDI di lingkungan Pemerintah Provinsi Maluku Utara diharapkan memberikan dampak positif signifikan:

Efisiensi Administrasi

• Mempercepat proses pengelolaan dokumen dan arsip
• Mengurangi penggunaan kertas (paperless office)
• Menghemat waktu dan biaya operasional

Transparansi dan Akuntabilitas

• Meningkatkan transparansi dalam pengelolaan dokumen pemerintah
• Memperkuat akuntabilitas melalui jejak digital yang jelas
• Memudahkan audit dan evaluasi kinerja

Keamanan Arsip

• Menjamin keamanan dan integritas dokumen elektronik
• Backup otomatis mencegah kehilangan data
• Akses terkontrol sesuai dengan kewenangan

Pelayanan Publik yang Lebih Baik

• Mempercepat proses pelayanan kepada masyarakat
• Meningkatkan kualitas layanan publik
• Mendukung prinsip good governance

Tahapan Implementasi

Untuk memastikan implementasi yang sukses, Pemerintah Provinsi Maluku Utara telah menetapkan tahapan sebagai berikut:

1. Fase Persiapan (Mei - Juni 2025) 
   • Sosialisasi kepada seluruh Perangkat Daerah
   • Penunjukan petugas pengelola dan operator
   • Inventarisasi kebutuhan infrastruktur IT
2. Fase Pelatihan (Juli - Agustus 2025) 
   • Pelatihan intensif untuk petugas yang ditunjuk
   • Workshop teknis penggunaan aplikasi
   • Simulasi dan uji coba sistem
3. Fase Implementasi (September 2025) 
   • Mulai penggunaan SRIKANDI secara penuh
   • Monitoring dan evaluasi berkala
   • Troubleshooting dan perbaikan sistem
4. Fase Evaluasi (Oktober - Desember 2025) 
   • Evaluasi komprehensif implementasi
   • Perbaikan dan penyempurnaan sistem
   • Laporan pencapaian ke pusat

Penutup

Dengan diterbitkannya Surat Edaran Gubernur ini, Pemerintah Provinsi Maluku Utara menunjukkan keseriusannya dalam menghadapi tantangan era digital. SRIKANDI bukan hanya sekadar aplikasi, tetapi merupakan instrumen strategis untuk mewujudkan birokrasi yang lebih responsif, transparan, dan akuntabel.

Keberhasilan implementasi SRIKANDI akan menjadi milestone penting dalam perjalanan transformasi digital Maluku Utara, yang pada akhirnya akan memberikan manfaat langsung kepada masyarakat melalui pelayanan publik yang lebih berkualitas dan efisien.

Seluruh Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Maluku Utara diharapkan dapat melaksanakan ketentuan dalam surat edaran ini dengan penuh tanggung jawab dan komitmen tinggi demi terwujudnya good governance di Negeri Moloku Kie Raha.